Что нужно для проведения эффективного собрания

1) Использовать фасилитатора (кликните здесь, чтобы узнать кто это такой)

2) Ответить на следующие вопросы:

? Какова цель встречи? Цель может быть одна или несколько:

1. Составление плана будущих мероприятий
2. Оценка результатов проведенных мероприятий
3. Принятие решений
4. Распространение информации
5. Сбор информации

? Какой результат мы должны получить?
? Сколько будет участников?
? Кто участники?
? Сколько времени продлится встреча?

3) На основе ответов, подготовить план и повестку дня

4) Когда необходимо принять несколько решений, было бы полезно расположить пункты повестки дня в таком порядке, который бы помогал проведению собрания:

? легкие вопросы решить в первую очередь: людям будет приятно начинать с простых решений;
? трудные, спорные вопросы, требующие долгих дискуссий и/или энергии должны ставиться после легких вопросов и до того как люди начнут уставать;
? умеренные, не спорные вопросы, которые имеют определенную важность, но по которым предполагается согласие большинства людей, следует ставить в конце. У людей уже истощилась энергия, и будет хорошо завершить собрание на позитивной ноте, если это возможно.

5) Каждому пункту повестки дня должно быть отведено свое время. Если какой-то пункт занимает больше времени, то участники должны договориться, чтобы забрать время у другого пункта, чтобы собрание закончилось вовремя!

6) Организуйте собрание так, чтобы все приглашенные были довольны:

? Время собрания должно быть приемлемо для большинства участников.
? Подумайте и выберите подходящее место для проведения собрания.
? Создайте уютную атмосферу. Украсьте зал цветами и организуйте после собрания чаепитие.

7) Распространите информацию о собрании.

8) Начинайте собрание точно в назначенный час.

9) Приветствуйте собравшихся и представьте их друг другу.

10) Ознакомьте присутствующих с повесткой дня.

11) Определите роли и обязанности участников.

12) Объясните правила собрания.

13) Не забудьте обобщить результаты и сообщите о дальнейших планах и ожиданиях от участников.

14) Поблагодарите людей и завершите собрание.

15) Подытожьте результаты и подготовьте отчет.