Конкурс социальных проектов для НКО на объединенные средства бюджета и бизнеса (Технология и документы)

Программа Региональной благотворительной общественной организации
«Архангельский Центр социальных технологий «Гарант»

ИСТОРИЯ
Цель данной фандрайзинговой программы – объединение средств из различных источников (средства бюджета и средства бизнеса) для финансирования проектов некоммерческих организаций и распределение этих средств на основе открытого конкурса для поддержки лучших социальных проектов.

С 2001 года Архангельский центр социальных технологий «Гарант» проводит конкурсы социальных проектов для некоммерческих организаций Архангельской области. Для проведения этих конкурсов первоначально привлекались средства бизнес компаний Архангельска и области, которые хотели системно заниматься благотворительностью. В 2003 году впервые в Архангельске была предпринята попытка объединить для проведения конкурса социальных проектов средства бизнеса, выделяемые на благотворительность и средства бюджета, имеющиеся в рамках целевой программы «Молодежь Поморья». В программе «Молодежь Поморья» было предусмотрено 250 000 рублей для поддержки молодежных проектов, направленных на организацию свободного времени детей и молодежи. Центром «Гарант» была привлечена аналогичная сумма из средств «Компании «Полярное Сияние» и за счет объединенных средств был сформирован грантовый пул конкурса «Свободное время» в котором могли принять участия некоммерческие организации Архангельской области. Опыт проведения конкурса на консолидированный бюджет был признан успешным и такой формат работы стал традиционным для Архангельской области.

ОПИСАНИЕ АКЦИИ
Конкурс социальных проектов для некоммерческих организаций проводится по одному или нескольким приоритетным направлениям.

До начала проведения конкурса проводится работа по формированию грантового пула, т.е. осуществляется сбор средств (фандрайзинг) для проведения конкурса. При проведении конкурсов на консолидированный бюджет важно определить возможные источники формирования грантового пула. В Архангельской области постоянно действуют целевые программы «Молодежь Поморья» и «Молодежь Архангельска». В каждой их этих программ предусмотрены средства для финансирования молодежных проектов, направленных на организацию занятости подростков и молодежи, а так же на патриотическое воспитание. В программах предусмотрено, что эти средства могут выделяться некоммерческим организациям на основе конкурса проектов. Для организации и проведения этих конкурсов в качестве администратора привлекается Архангельский центр социальных технологий «Гарант». Обязательным условием такого сотрудничества является обязанность Центра «Гарант» привлечь в грантовый пул конкурса аналогичную сумму из внебюджетных источников.

С целью обеспечения софинансирования Центр «Гарант» организует системную работу с бизнесом Архангельска для привлечения их к участию в софинансировании данных конкурсов. Возможность участвовать в поддержке конкурсной программы на 50% финансирующейся из бюджета является для бизнеса серьезным стимулом для участия. Поскольку средства для формирования грантового пула предоставляются из различных источников очень важно согласовать и утвердить у всех доноров все основные условия проведения конкурса и расходования средств.

В первую очередь необходимо оговорить приоритетные направления конкурса и критерии выбора победителей. Очень важно, чтобы видение различных доноров на эти вопросы было аналогичным. Так же необходимо оговорить объем финансирования одного проекта, статьи разрешенных и неразрешенных расходов, сроки реализации проектов. Кроме того, необходимо до начала проведения конкурса оговорить обязанности Центра «Гарант» по проведению конкурса и в какой форме представители доноров будут участвовать в оценке проектов, представленных на конкурс. Очень важно предусмотреть возможность для доноров принимать участие в выборе проектов победителей, но здесь необходимо помнить, что ни у одного из доноров не должно быть преимущественного права на выбор проектов-победителей. Как правило, в договорах с донорами оговаривается, что они имеют право направить в экспертный совет конкурса своего представителя в качестве эксперта и таким образом принимать участие в оценке заявок и выборе победителя. Наряду с представителями доноров в экспертный совет обязательно входят независимые эксперты. Как уже отмечалось выше эти обязанности и условия оговариваются в договорах с благотворителями, которые должны быть подписаны до момента объявления конкурса.

Так же до момента объявления конкурса средства для формирования грантового пула конкурса из внебюджетных источников должны поступить на счет Центра «Гарант». Бюджетные средства, как правило, на расчетный счет Центра «Гарант» не поступают, и, в дальнейшем, победители конкурса финансируются напрямую из соответствующего бюджета.

После формирования грантового пула и согласования с донорами (распорядителем бюджетных средств и представителем бизнеса, выделившего софинансирование) приоритетных направлений конкурса можно приступать к проведению конкурса.

Поскольку в формировании грантового пула участвует несколько источников финансирования очень важно обеспечить прозрачность и понятность конкурсных механизмов как для доноров, так и для участников конкурса. Для обеспечения прозрачности проведения конкурса разрабатывается положение о конкурсе, в котором оговариваются цели проведения конкурса, основные направления финансирования, требования к участникам конкурса, критерии оценки проектной заявки, требования к оформлению заявки и перечень необходимых дополнительных документов, которые должны быть предоставлены заявителем. Кроме того, разрабатывается форма заявки и рекомендации по ее заполнению. Все подготовленные конкурсные документы утверждаются у тех доноров, которые вложили средства в консолидированный грантовый пул конкурса. Важно отметить тот факт, что согласование документов, особенно в органах власти, как правило, занимает длительное время, которое необходимо заранее предусмотреть. Причем время для согласования и утверждения документов необходимо не только на этапе подготовки конкурсной документации, но и на этапе утверждения победителей конкурса. Список победителей, определенный экспертным советом, как правило, необходимо утвердить у доноров, особенно это касается распорядителя бюджетных средств.

После утверждения конкурсной документации процедура проведения конкурса осуществляется по стандартной схеме:

1. Объявление о конкурсе. В объявлении необходимо указать ссылку на каждого донора. В своих объявлениях мы обычно указываем следующее: «Центр социальных технологий «Гарант» объявляет о проведении конкурса «Свободное врем». Конкурс проводится при финансовой поддержке Министерства по делам молодежи Архангельской области и «Компании Полярное Сияние». Объявление о конкурсе обязательно размещается на интернет ресурсах доноров конкурса.

2. Консультирование участников конкурса.

3. Сбор заявок на конкурс. Очень важно строго соблюдать требования к приему заявок и сроки приема заявок.

4. Проведение экспертной оценки заявок и выбор победителей. Определение победителей конкурсов осуществляется на основании решения Экспертного совета.Экспертный совет работает в соответствии с процедурами, разработанными Центром «Гарант», состав совета от 5 до 7 человек. В зависимости от тематики предполагаемых конкурсов к участию в Экспертном совете приглашаются специалисты в конкретных областях. Так же, как уже отмечалось выше, каждый донор имеет право направить в состав Экспертного совета своего представителя. Перечень организаций, подлежащих финансированию по итогам конкурса (далее – Перечень) подписывается всеми экспертами, участвовавшими в рассмотрении проектов по данному конкурсу и должен содержать наименование каждой организации, подлежащей финансированию и сумму запрашиваемых средств. После утверждения Экспертным советом этот перечень предоставляется на утверждение распорядителю бюджетных средств (например в Министерство по делам молодежи Архангельской области, в Управление по молодежной политике мэрии Архангельска и т.п.) и в бизнес компанию, выделившую средства в грантовый пул конкурса.

5. Финансирование проектов победителей. После утверждения списка победителей конкурса, Центр Гарант заключает с каждой организацией, прошедшей конкурсный отбор, договоры о реализации проектов. В данных договорах должно быть указано из какого источник будут финансироваться расходы по реализации проектов. Те организации, которые финансируются за счет внебюджетных средств, получают на расчетный (или лицевой) счет организации средства от Центра «Гарант». Финансирование организаций, для реализации проектов которых выделены бюджетные средства, осуществляет распорядитель бюджетных средств. Так, например, в конкурсе «Доброе поколение» в качестве распорядителя выступает Управление культуры и молодежной политики мэрии Архангельска, а средства предусмотрены в программе «Молодежь Архангельска».

6. Мониторинг реализации проектов и оценка результатов. Поскольку администратором конкурса является Центр «Гарант» и именно на нас лежит ответственность за результаты всего конкурса и качество реализации проектов-победителей, все организации, независимо от источника финансирования, по итогам реализации проектов должны предоставить отчеты (финансовый и содержательный) о реализации проекта в Центр «Гарант». Это специально оговаривается в договорах с победителями конкурсов. Даже в случае, если все средства на реализацию своего проекта они получили из бюджета, у организации есть обязательство отчитаться за израсходованные средства перед Центром «Гарант» и предоставить содержательный отчет о реализации проекта и достижении запланированных результатов.

7. Итоговая отчетность о проведении конкурса. После проверки, представленных победителями конкурса, итоговых содержательных и финансовых отчетов о реализации проектов формируется общий содержательный и финансовый отчет по итогам конкурса. Этот отчет содержит информацию о всех достигнутых результатах проектов, а так же информацию о расходовании всех средств грантового пула. Этот отчет предоставляется всем донорам, участвовавшим в формировании грантового пула. Таким образом донор получает отчет за использование всех средств, а не только за те средства, которые были им выделены.

В завершении важно отметить, что при проведении конкурсов социальных проектов на консолидированный бюджет необходимо обращать особое внимание на предварительное согласование всех условий конкурса со всеми донорами, участвующими в формировании грантового пула. Все договоренности должны быть закреплены в договоре или других документах, подписанных сторонами. Важно строго соблюдать все оговоренные процедуры конкурса и обеспечить информирование доноров о ходе его проведения, в так же возможность участия каждого донора в процессе принятия решений по конкурсу. Так же при проведении конкурса обеспечить информирование участников конкурса о вкладе каждого из доноров в грантовый пул конкурса.

Для тех организаций, которые не проводят конкурсы социальных проектов, а сами являются участниками таких конкурсов хотим подчеркнуть, что вы можете сформировать консолидированный бюджет своего конкретного проекта. Для этого вы можете воспользоваться теми же подходами и аргументами, которые мы используем при проведении фандрайзинговой кампании по формированию консолидированного бюджета.

ФАНДРАЙЗИНГ

Как уже отмечалось выше для формирования консолидированного бюджета необходимо определить возможные источники финансирования.

В нашем случае мы проводим анализ действующих целевых программ, в которых предусмотрено проведение конкурсов на финансирование проектов некоммерческих организаций.

В Архангельской области таких программ несколько, но мы в первую очередь работаем с областной программой «Молодежь Поморья», городскими программами «Молодежь Архангельска» и «Социальные инвестиции».

Так в программе «Молодежь Поморья» в 2012 году было предусмотрено 300 000 рублей на проведение конкурса «Выходи во двор играть», который направлен на организацию свободного времени подростков и молодежи, вовлечение их в активную деятельность, в том числе занятия с детьми. Проведение данного конкурса было передано в администрирование Центра «Гарант» при условии привлечения софинансирования из других источников.

Для привлечения в грантовый пул внебюджетных средств специалистами Центра «Гарант» были проведены переговоры с «Компанией Полярное Сияние». Была достигнута договоренность о выделении 650 000 на финансирование областных и городских конкурсов социальных проектов, направленных на создание условий для комплексного развития и воспитания активной жизненной позиции и гражданской активности населения (в том числе детей, подростков и молодежи), и вовлечение их в решение социально значимых проблем территории, развитие связей разных поколений. Важными аргументами при проведении переговоров с компанией были следующие:

• При проведении конкурса на консолидированный бюджет объем средств, выделенных компанией, будет удвоен, за счет добавления бюджетных средств.
• Поддерживая данный конкурс, компания направляет средства на решение актуальной для области проблемы, поскольку это приоритеное направление целевой областной программы.
• Исключена возможность дублирования при финансировании. Поскольку средства бюджета и бизнеса объединены в общий пул, то не возникнет ситуации при которой благотворительные средства бизнеса выделены на те же цели, на которые выделяются средства бюджета.
• Такой формат дает возможность своим вкладом участвовать в реализации областной или муниципальной социальной программы, при этом сохраняя контроль над ресурсами и возможность участвовать в принятии решений по выбору получателей финансирования.

Как уже отмечалось выше со стороны «Компании Полярное Сияние» было выделено 650 000 рублей, что позволило нам провести 2 конкурса на консолидированный бюджет. Один с Министерством по делам молодежи и спорту Архангельской области в рамках программы «Молодежь Поморья», второй совместно с мэрией г. Архангельска в рамках целевой программы «Социальные инвестиции».

РЕЗУЛЬТАТЫ

Центр социальных технологий «Гарант» ежегодно проводит 2-3 конкурса социальных проектов на консолидированный бюджет. Всего в этих конкурсах приняло участие более 1000 социальных проектов некоммерческих организаций, более 400 из них получили поддержку.

С 2004 года в Архангельске действует целевая программа «Социальные инвестиции», Особенность Программы в том, что в ней предусматривается выделение средств городского бюджета на финансирование социальных проектов на постоянной основе при условии наличия 50%-го софинансирования со стороны внебюджетных источников. Ответственность за привлечение ресурсов со стороны внебюджетных источников и проведение конкурсов социальных проектов в рамках данной программы возложена на Центр «Гарант».

«Компания Полярное Сияние» с 2004 года является постоянным партнером этой программы и выделяет благотворителные средства для проведения конкурсов социальных проектов на условиях формирования консолидированного бюджета конкурса. За свою благотворительную деятельность «Компания Полярное Сияние» неоднократно становилась победителем конкурса «Благотворитель года Архангельской области».

В 2013 году еще одна бизнес компания приняла решение участвовать в формировании консолидированного бюджета для проведения конкурсов социальных проектов.

ПОДГОТОВКА

Работа по привлечению средств бизнеса для проведения конкурсов социальных проектов является для специалистов Центра «Гарант» постоянной деятельностью за которую отвечает руководитель организации и менеджер конкурсных программ.
Добровольцы к данной работе не привлекаются.

РАСХОДЫ

Специальных расходов для проведения данной работы не требуется.

СТРАХИ И РИСКИ

Наиболее сложным при формировании консолидированного бюджета является согласование со всеми донорами основных направлений конкурса и условий расходования средств. Как правило переговоры занимают большое количество времени и требуется закрепить договоренности документально.
При работе с бюджетными средствами (особенно в тех случаях, когда они не перечисляются на счет вашей организации) необходимо предусмотреть риск того, что средства из бюджета не будут выделены. Если это произойдет вы не сможете выполнить свои обязательства по привлечению средств по отношению в внебюджетному донору. Для устранения данного риска следует проводить финансирование проектов победителей из внебюджетных источников не раньше, чем подписаны договоры на финансирование проектов победителей из бюджета.
С целью исключения риска неполучения средств в грантовый пул из внебюджетного источника, необходимо чтобы средсва от донора поступили на расчетный счет вашей организации до начала объявления конкурса.

КЛЮЧЕВОЙ АСПЕКТ, ВАЖНЫЙ ДЛЯ УСПЕХА (ПОПЕЧИТЕЛЬСКИЙ СОВЕТ, ОСНОВНОЙ ДОНОР, ДРУГОЕ)

Ключевой аспект успеха Центра «Гарант» в работе по формированию консолидированного бюджета для проведения конкурсов социальных проектов заключается в наличии у организации имиджа как профессионального и ответственного партнера, имеющего опыт работы с различными организациями и опыт организации и проведения грантовых конкурсов.

Немаловажным фактором успеха является то, что Центр «Гарант» в течение нескольких лет активно сотрудничает с Министерством по делам молодежи и спорта Архангельской области, Управлением культуры и молодежной политики мэрии города и другими профильными социальными министерствами и ведомствами. Такой же многолетний опыт успешного сотрудничества сложился у Центра «Гарант» и с «Компанией Полярное Сияние», которая стала основным партнером при формировании консолидированных бюджетов конкурсов.

В дальнейшем, опираясь на успешный опыт проведенных конкурсов и рекомендации партнеров, специалисты Центра провели работу по привлечению новых партнеров.
Так же важным фактором успеха является прозрачность проведения конкурсов и регулярная публичная отчетность Центра о достигнутых результатах. Отчеты о результатах проведения конкурсов предоставляются не только донорам, сформировавшим грантовый пул, но так же Попечительскому совету Центра «Гарант». Кроме того, ежегодно проводится открытая публичная презентация результатов конкурсов социальных проектов.

СОВЕТЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ
(что необходимо учесть тем, кто будет использовать эту технологию)

При использовании технологии консолидированного бюджета важно помнить, что она применима не только для формирования пула грантового конкурса. По такому же принципу можно формировать бюджет любого проекта, важно только согласовать интересы различных доноров и определить условия и приоритеты для каждого из доноров.

Процедура проведения экспертной оценки проектов по конкурсу «Доброму городу — добрые дела»

1. Настоящая процедура проведения экспертной оценки проектов, предоставленных на конкурс «Доброму городу – добрые дела» (далее – Конкурс), определяет порядок организации и проведения экспертной оценки проектов (далее – экспертная оценка), требования к экспертам, требования, предъявляемые к экспертному заключению (далее – Решение эксперта), составляемому по результатам экспертной оценки предоставленных на конкурс проектов.

2. Для определения победителей конкурса формируется экспертный совет, утверждаемый распоряжением мэрии города Архангельска. В состав экспертного совета входят представители управления по вопросам семьи, опеки и попечительства мэрии города Архангельска, управления по физической культуре и спорту мэрии города Архангельска, департамента образования мэрии города Архангельска, общества с ограниченной ответственностью «Компания Полярное Сияние», общественных организаций. Количественный состав Экспертного совета – 5-7 человек. Предварительный список экспертного совета предоставляется Центром «Гарант»

3. Экспертный совет осуществляет следующие функции:
– определяет соответствие заявок на участие в конкурсе и прилагаемых к ним документов установленным требованиям;
– определяет соответствие некоммерческой организации требованиям статьи 31.1 Федерального закона «О некоммерческих организациях»;
– проводит экспертную оценку социальных проектов, представленных на конкурс;
– определяет победителей конкурса.

4. Члены экспертного совета оценивают заявки, представленные на конкурс, в соответствии со следующими критериями:
– соответствие социального проекта одному из направлений конкурса;
– актуальность и значимость проблемы, на решение которой направлен социальный проект;
– охват и категория целевой аудитории социального проекта (количество молодежи, привлеченной к реализации социального проекта, количество благополучателей, на которых направлен эффект от реализации социального проекта);
– обоснованность и эффективность затрат на реализацию социального проекта (соотношение затрат и планируемых результатов);
– наличие ресурсов, привлеченных на реализацию социального проекта из других источников;
– наличие конкретных и значимых результатов социального проекта;
– устойчивость социального проекта (возможность продолжения деятельности после завершения финансирования);
– наличие у заявителя опыта работы по заявленному в социальном проекте направлению, а так же работы по реализации социально значимых проектов;
– привлечение внимания общественности к ходу реализации и результатам социального проекта.

5. Экспертная оценка проводится в 2 этапа:

1 этап – индивидуальная оценка:
Эксперт прочитывает заявки и заполняет оценочную форму эксперта на каждую заявку. Каждая оценочная форма подписывается экспертом. Выставленные оценки эксперт переносит в лист «Решение эксперта» и заверяет собственной подписью. В указанный срок Эксперт должен предоставить «Решение эксперта» в Центр «Гарант» (лично, по электронной почте или по факсу). На основании листа «Решение эксперта» выводится средний балл по каждой заявке.

2 этап – экспертный совет:
Заседание экспертного совета проходит в Центре «Гарант» (ул. Попова, 18, 1 подъезд, 4 этаж). На заседание Эксперт должен предоставить заполненные оценочные формы, заявки и оригинал «Решения эксперта». Дата и время проведения Экспертного совета устанавливается Центром «Гарант». Экспертный совет имеет право принимать решение в случае, если на его заседании присутствует не менее 5 членов совета. Решение принимается простым большинством голосов от числа присутствующих.
На экспертном совете рассматриваются заявки, набравшие наибольшее количество баллов. По итогам обсуждения Эксперты определяют победителей и утверждают перечень проектов, рекомендованных к финансированию.

6. Информация о составе Экспертного Совета и участия в нем является конфиденциальной и не подлежит разглашению.